Automatizar cobros y pagos, dentro de una empresa, se consigue utilizando software específico. Esta automatización permite una gestión de facturas mucho más eficiente. Esto se debe a que permiten sistematizar, agilizar y reducir ciertas tareas que están relacionadas con la administración.
Analicemos cómo podemos realizar este proceso de forma óptima, y qué beneficios aportará a nuestra empresa.
¿Qué es la automatización? ¿Qué pautas debemos seguir para optimizarla?
En empresas tradicionales, las facturas se emiten a mano. Es decir, una persona introduce los datos de la empresa, las cantidades, impuestos, etc.
Esto puede, evidentemente, inducir a errores, pero también conlleva un exceso de tiempo invertido en tareas de gestión. Para evitarlo, podemos automatizar todos esos procesos.
De esta forma, será una herramienta la que genere automáticamente esas facturas. O, si hablamos de las que recibimos, se trata de agilizar el pago. Esto se hace evitando el proceso asociado de comprobar si hay una partida destinada a esa partida, o si se había aprobado con antelación.
Pautas a seguir para automatizar cobros y pagos
Normalmente, no basta con implementar un software de gestión para automatizar cobros y gastos. Debemos establecer una serie de pautas para que nuestros ingresos y cobros sean eficientes. Son las siguientes:
- Debemos recopilar información. Por ejemplo, los datos de nuestros clientes. Esto incluye qué facturas nos han emitido o les hemos enviado nosotros. Pero también su dirección, NIF o CIF, historial como cliente o deudas pendientes, si las hubiera.
- En el caso de los gastos, debemos introducir en el sistema las propuestas que hagamos y las partidas destinadas, de forma que, cuando recibamos una factura, sea la herramienta la que haga las comprobaciones pertinentes.
- Asociado a los pagos, debemos llevar a cabo también un control previo de presupuestos, históricos y aprobación de las susodichas facturas.
- Formación a los empleados. Y, en general, a todos aquellos que vayan a tener contacto con nuestro nuevo sistema de gestión. Lo ideal es que, mientras dure el aprendizaje, convivan con el sistema tradicional.
- También es importante la implementación de nuevos sistemas de orden. Así no perderemos demasiado tiempo buscando la información necesaria.
- Es necesario ofrecer garantías. Nuestros clientes o proveedores deben percibir seguridad durante cualquier cambio. Por tanto, también debemos implementar un sistema de backups, que nos será útil para no perder nada en nuestro sistema de contabilidad.
- Debemos realizar un seguimiento de cobros y gastos, igual que lo hacíamos con nuestro sistema tradicional. Sobre todo al principio, para asegurarnos de que hemos añadido correctamente toda la información. Y analizar los datos, para ver si nuestra automatización funciona.
Una vez comprendido el funcionamiento y los requisitos de implementación, vamos a analizar qué aportará a nuestra empresa.
6 beneficios de automatizar cobros y pagos
Cabe destacar que este sistema es apto para aquellas empresas y proveedores que acepten la gestión de facturas electrónicas. En este caso, os mostramos cuáles son las cinco ventajas que os aportará en vuestra empresa:
- Ahorro de costes. Esto se debe a que el tiempo que antes se dedicaba a la gestión de facturas emitidas y recibidas, ahora puede destinarse a otros procesos.
- Mejora en nuestra atención al cliente. La automatización de pagos agiliza los tiempos de espera, y la emisión automática de facturas tiene el mismo resultado.
- Reducción de errores. Al utilizar una herramienta específica, se reducen posibles errores humanos al introducir los datos o realizar pagos.
- Nos permite segmentar clientes. Por ejemplo, podemos ver con facilidad quién tiene una deuda pendiente, o aquellos que nos producen mayores ingresos.
- También tenemos la opción de integrarlo con otros sistemas. Por ejemplo, con un CRM. Esto nos permite no sólo obtener más datos de segmentación, sino realizar acciones de fidelización por sectores, ingresos, etc.
- Automatización de recordatorios. Podemos programarlos para recordarnos que debemos realizar ciertas acciones, como pagos no automáticos.